Kebijakan Privasi

SIRAPIN, yang dikembangkan dan dioperasikan oleh Sennavation Technologies, berkomitmen untuk melindungi privasi dan keamanan data pengguna. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi informasi Anda saat menggunakan layanan SIRAPIN.

Dengan menggunakan SIRAPIN, Anda menyetujui praktik pengelolaan data yang dijelaskan dalam kebijakan ini. Kami mendorong Anda untuk membaca kebijakan ini dengan saksama.

1. Informasi yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan beberapa kategori informasi untuk menyediakan dan meningkatkan layanan SIRAPIN:

a. Informasi yang Anda Berikan

• Data akun: Nama lengkap, alamat email, jabatan, dan organisasi saat mendaftar atau saat admin mengelola pengguna.
• Data rapat: Jadwal rapat, peserta, ruangan, agenda, notulen, tindak lanjut, dan lampiran dokumen yang diunggah ke dalam platform.
• Data transaksi: Riwayat pembelian paket dan top-up credit.

b. Informasi yang Dikumpulkan Secara Otomatis

• Data penggunaan: Fitur yang digunakan, frekuensi akses, durasi sesi, dan interaksi dengan platform.
• Data perangkat: Jenis browser, sistem operasi, alamat IP, dan pengidentifikasi perangkat untuk keperluan keamanan.
• Data log: Catatan aktivitas untuk audit trail dan pemecahan masalah teknis.

2. Penggunaan Informasi

Kami menggunakan informasi yang dikumpulkan untuk tujuan berikut:

• Menyediakan, mengoperasikan, dan memelihara layanan SIRAPIN, termasuk fitur booking, absensi, notulen, tindak lanjut, dan pelaporan.
• Memproses notulen rapat menggunakan layanan AI pihak ketiga (hanya jika fitur AI Notulen diaktifkan oleh pengguna).
• Mengelola akun pengguna, termasuk autentikasi, otorisasi, dan kontrol akses berdasarkan peran.
• Menghasilkan laporan dan analitik untuk membantu organisasi mengoptimalkan pengelolaan rapat.
• Mengirimkan notifikasi terkait layanan, seperti konfirmasi booking, pengingat rapat, dan pembaruan sistem.
• Meningkatkan kualitas layanan melalui analisis pola penggunaan dan umpan balik.
• Memenuhi kewajiban hukum dan regulasi yang berlaku di Indonesia.

3. Penggunaan Layanan AI Pihak Ketiga

SIRAPIN menawarkan fitur Notulen AI Otomatis yang bersifat opsional. Jika Anda mengaktifkan fitur ini:

• Transkrip suara rapat dikirim ke API penyedia layanan AI pihak ketiga untuk diproses menjadi notulen terstruktur.
• Penyedia AI tidak menyimpan permanen data transkrip Anda dan tidak menggunakan data tersebut untuk melatih model AI mereka.
• Anda dapat memilih untuk tidak menggunakan fitur AI sama sekali dan tetap menikmati seluruh modul SIRAPIN lainnya dalam mode manual.
• Kami hanya bekerja dengan penyedia AI yang memenuhi standar keamanan dan kepatuhan data yang sesuai dengan kebutuhan organisasi kami.

4. Penyimpanan dan Keamanan Data

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasi untuk melindungi data Anda:

• Enkripsi: Data dienkripsi saat ditransfer (TLS/SSL) dan saat disimpan (encryption at rest).
• Kontrol akses: Akses data dibatasi berdasarkan peran dan jabatan pengguna dalam organisasi.
• Audit trail: Setiap aktivitas penting dalam sistem dicatat untuk keperluan audit dan akuntabilitas.
• Backup: Data di-backup secara berkala untuk mencegah kehilangan data.
• Infrastruktur: Server dijaga dengan firewall, pembaruan keamanan rutin, dan monitoring 24/7.

Untuk deployment self-hosted, data sepenuhnya berada di infrastruktur organisasi pengguna. SIRAPIN tidak memiliki akses ke data yang disimpan di server pelanggan.

5. Berbagi Informasi dengan Pihak Ketiga

Kami tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pengguna kepada pihak ketiga. Informasi Anda hanya dibagikan dalam keadaan berikut:

• Penyedia layanan AI: Transkrip rapat dikirim ke API AI pihak ketiga hanya jika fitur Notulen AI diaktifkan, dengan ketentuan bahwa data tidak disimpan permanen.
• Penyedia infrastruktur: Layanan cloud hosting yang kami gunakan untuk mengoperasikan SIRAPIN, dengan perjanjian kerahasiaan yang ketat.
• Kewajiban hukum: Jika diwajibkan oleh hukum, perintah pengadilan, atau regulasi yang berlaku di Indonesia.

6. Hak Pengguna

Sebagai pengguna SIRAPIN, Anda memiliki hak untuk:

• Mengakses: Meminta salinan data pribadi yang kami simpan tentang Anda.
• Memperbarui: Meminta perbaikan data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
• Menghapus: Meminta penghapusan data pribadi Anda, kecuali jika penyimpanan diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum.
• Menolak: Menolak penggunaan data untuk tujuan tertentu, termasuk penggunaan layanan AI.
• Ekspor: Mengunduh data rapat dan dokumen Anda dalam format yang dapat dibaca.

Untuk menggunakan hak-hak di atas, silakan hubungi kami melalui informasi kontak yang tercantum di bagian bawah halaman ini.

7. Retensi Data

Kami menyimpan data selama akun Anda aktif dan sesuai kebutuhan untuk menyediakan layanan. Jika akun dihapus atau tidak aktif selama periode yang ditentukan, data akan dihapus atau dianonimkan kecuali jika penyimpanan diperlukan oleh hukum. Data rapat disimpan sesuai kebijakan retensi yang ditetapkan oleh administrator organisasi masing-masing.

8. Cookie dan Teknologi Pelacakan

SIRAPIN menggunakan cookie dan teknologi serupa untuk mengingat preferensi pengguna, menjaga sesi login, dan menganalisis penggunaan platform. Anda dapat mengatur preferensi cookie melalui pengaturan browser. Perlu diketahui bahwa menonaktifkan cookie tertentu dapat mempengaruhi fungsionalitas platform.

9. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan signifikan akan diberitahukan melalui notifikasi dalam platform atau email. Kami mendorong Anda untuk meninjau halaman ini secara berkala. Penggunaan SIRAPIN secara berkelanjutan setelah perubahan kebijakan berarti Anda menyetujui kebijakan yang diperbarui.

10. Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan atau permintaan terkait kebijakan privasi ini, silakan hubungi: